LM02100 GESTOR DE LOGÍSTICA Y FIN RH

Planificar, coordinar y supervisar todas las actividades del proyecto relacionadas con la logística técnica, la cadena de suministro, los recursos humanos y las finanzas de acuerdo con los protocolos, normas y políti-cas de MSF con el objetivo de optimizar la respuesta de la misión a las necesidades de la población objetivo y garantizar un desarrollo óptimo del proyecto.

Responsabilidades

Establecer, planificar y supervisar, en estrecha colaboración con el coordinador del proyecto y el coordinador logista/coordinador de la cadena de suministro/coordinador de Recursos Humanos/coordinador financiero, las actividades de logística técnica, suministro, recursos humanos y finanzas del proyecto. Identificar y abordar las necesidades del proyecto.
Supervisar la ejecución de las siguientes actividades de acuerdo con los procedimientos y directrices de MSF:

Logística:

Supervisar una estructura de soporte y la realización oportuna de todos los trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo y reparación de averías para una gestión efectiva de todos los equipos e instalaciones de MSF, con el objetivo de garantizar que se encuentren en buen estado y listos para su uso. Supervisar y formar a los equipos de conductores, mecánicos y cualquier otro miembro del personal que interviene en la gestión de los vehículos para garantizar que se encuentren en buenas condiciones de funcionamiento.
Supervisar, planificar y garantizar la calidad de los proyectos de construcción y rehabilitación y la asistencia de primeria línea a las TIC.
Dirigir el equipo de vigilantes.
Supervisar los trabajos de construcción y rehabilitación y garantizar la instalación y el mantenimiento de los sistemas de energía y electricidad.

Suministro:

Coordinar, en estrecha colaboración con el experto médico de referencia en el proyecto y el coordinador logista, los procesos y sistemas de la cadena de suministro y mantener actualizada la información sobre las existencias (fechas de vencimiento, nivel de seguridad, cartera y plazos de entrega) con el objetivo de garantizar la disponibilidad de todo el material médico y no médico y los servicios relacionados en condiciones óptimas.
Supervisar las actividades relacionadas con la administración, en estrecha colaboración con el gestor de administración y finanzas, de acuerdo con los procedimientos de adquisición y pago de MSF para la misión.

Agua y saneamiento:

Aplicar, junto con el coordinador del área, las actividades de agua y saneamiento planificadas para el proyecto y proponer mejoras cuando sea necesario con el objetivo de garantizar unas condiciones de salubridad adecuadas para el proyecto.

Finanzas y administración:

En estrecha colaboración con el gestor de finanzas, llevar a cabo las actividades relacionadas con las finanzas, y garantizar el pago de impuestos y el cumplimiento de las normas de seguridad social nacionales, la transparencia de la contabilidad y la comunicación de información coherente sobre los procesos de la cadena de suministro de servicios.
Realizar el seguimiento de los contratos de trabajo administrativo para el personal nacional, actualizar la base de datos existente para cumplir con las regulaciones locales de trabajo, coordinar y supervisar los procedimientos para el pago de nóminas, controlar el pago de horas extras y el cierre de las nóminas mensuales. Preparar las declaraciones de impuestos mensuales y las contribuciones a la seguridad social de los empleados/empleadores, crear un archivo que contenga todos los datos para cumplir con las regulaciones legales.

RR. HH.:

Planificar y supervisar, en estrecha coordinación con el departamento de Recursos Humanos, los procesos asociados (contratación, formación/iniciación/instrucción, evaluación, detección de potencial, etc.) al personal nacional bajo su responsabilidad según lo especificado por el coordinador del área y los procesos administrativos y logísticos (finalización de contrato, alojamiento, ampliación de la misión, regreso anticipado, etc.) del personal internacional del proyecto con el objetivo de garantizar un dimensionamiento del personal eficiente, facilitando su acogida y movimientos y el cumplimiento normativo.
En estrecha colaboración con el coordinador del proyecto, definir o actualizar la Política de Seguridad del Proyecto y aplicar los aspectos técnicos de la política de reducción de riesgos para garantizar la seguridad de las personas.
Participar en la elaboración de informes mensuales de acuerdo con las directrices (informe de situación, informe estadístico de logística, etc.).

Formación

Imprescindible: educación secundaria o conocimientos técnicos en tres o más de los siguientes campos: mecánica de vehículos, electricidad y energía, TIC, gestión de suministro, comunicaciones, construcción, agua y saneamiento.
Permiso de conducir válido

Experiencia

Imprescindible: al menos dos años de experiencia laboral previa en trabajos relacionados con actividades de logística. Se valorará la experiencia previa en ayuda humanitaria.

Language Level Description

B2 Independent User

Vantage or upper intermediate

Can understand the main ideas of complex text on both concrete and abstract topics, including technical discussions in his/her field of specialisation.
Can interact with a degree of fluency and spontaneity that makes regular interaction with native speakers quite possible without strain for either party.
Can produce clear, detailed text on a wide range of subjects and explain a viewpoint on a topical issue giving the advantages and disadvantages of various options.

Technical Skills

Facility Management

AUTONOMOUS

Able to identify the needs of a base in terms of non-medical investment equipment.

Able to analyse/interpret the data extracted from Buphagus

Basic knowledge of the equipment management policy (identification, maintenance procedures, standard articles, etc.)

Able to evaluate the impact of inhouse or outhouse servicing of investiment equipments

Management of Offices and Workplace Safety

AUTONOMOUS

Ability to collect the needs of the building users and propose and implement rational solutions

Ability to understand and evaluate the local real estate market.

General knowledge of safety hazard and related soultions

General technical knowledge of the maintenance principles/tools for all the tehcnical services related to the buildings

Transport/Mechanic

UNDER SUPERVISION

Familiar with MSF basic standard tools and procedures (Carnet de Bord, fiche de travail, dayly and weekly check, service « A » and « B »)

Basic knowledge of mechanical spareparts

Be able to properly manage a of fuel storage and to respect refueling principles/rules.

Sound knowledge of driving rules

Vehicle Feet Management

AUTONOMOUS

Be able to size the project fleet and related equipment according to Msf standards and deployment conditions

Be able to organize a garage facility on the basis of MSF standards

Ability to evaluate the pertinency of local outsurcing basic maintenance service of the fleet

Sound Knowledge of mechanical spareparts, (produce regularly order sparepart)

Aerial Operations

UNDER SUPERVISION

Good knowledge of MSF projects air protocols (procedures, flight planning)

Ability of monitoring freight and passanger movements

Able to handle aircraft arrival and departure (airstrip clearing, contact with pilot)

Knowledge of MSF safety policies and protocols with regards to an aerial operation

Electricity

UNDER SUPERVISION

Able to recognise the 3 priorities (safety, protection, continuity of service).

Able to follow a logic procedure in order to detect simple electricity problems

Able to apply the basic laws of electricity (volt, ampere, watt, AC/DC).

Able to produce basic facilities based on MSF standard kits (lighting kit, small generator, charger/inverter)

Information and Communication Technology

UNDER SUPERVISION

Able to explain the MSF IT policy (3S: Security, Standardization, backup System)

Able to perform, verify and re-install a backup

Able to apply installation and maintenance procedures for IT material

Basic knowledge of computer network architecture

Able to follow a logic procedure in order to detect IT problems

Telecommunications

UNDER SUPERVISION

Familiar with MSF basic standard tools and procedures (Difference between HF and VHF, estqblish radio contact, use of satellite phone, use and interpret an swvr meter)

Biomedical Equipment

UNDER SUPERVISION

Be familiar with the types of medical apparatus most used by MSF.

Be able to carry out basic preventive maintenance.

Familiar with MSF basic standard tools and procedures related to biomed equipments

Construction and Renovation

UNDER SUPERVISION

Familiar with renovation and/or construction proceduresfor simple structures (temporary, semi-premanent and permanent)

Good knowlegde of existing MSF construction reference guides/tools.

Explain the MSF prerequisites for a construction project.

Able to draw a schematic diagram.

Able to recognize the need of supply in terms of materials

Water, Hygiene and Sanitation

UNDER SUPERVISION

Explain the link between WHS and (Public) Health.

Be able to estimate the needs for water & excrement management for health‐care structures & camps.

Be able to install a small water network with MSF kits (motorised pump, bladder, distribution line).

Know how to perform a batch chlorination

Explain the principles of systems for management of excrement (defecation area, latrine pits, improved latrine pits, simple latrine, VIP, water latrine, septic tank).

Explain the principles of water evacuation (grease trap, infiltration trenches).

Explain the principles of medical waste management (categories & equipment)

Safety

AUTONOMOUS

Able to identify the major risks presented by a project in terms of safety of goods and persons, in collaboration with the project coordinator.

Able to identify measures to reduce risks and develop a contingency plan for a project

Transversal Competencies

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Commitment to MSF’s Principles

Demonstrates loyalty, awareness and respect for MSF’s values

Expresses his/her interest by talking/asking/giving informed opinions about MSF’s activities.
Expresses he/she wants to work with MSF because of its principles and mission.
Overtly expresses his/her satisfaction at belonging to MSF and defends MSF’s social mission.
Refers to beneficiaries* when speaking about his/her own work.
Always transmits a positive image of MSF in front of both colleagues and external people.
Translates the principles of MSF into actions.

Behavioural Flexibility

Adapts behaviour to the needs of the situation

Accepts decisions which are not completely in line with his/her personal opinions.
Is flexible in applying and adapting procedures.
Adapts his/her behaviour to the characteristics of the interlocutor and/or situation.
Learns from problems and difficulties, becoming more competent at resolving similar situations in the future.
Looks for adaptable solutions in order to achieve objectives.
Reassesses priorities when circumstances change, focusing on objectives.

Results and Quality Orientation

Improves performance and sets ambitious and realistic goals

Strives to continually improve work methods.
Suggests news ways of increasing efficiency in his/her field of action.
Demonstrates a continuous learning attitude.
Sets as an objective the improvement of the process.

Teamwork and Cooperation

Encourages, engages and motivates people to work as a team

Shows he/she values the experience and input of other team members through empathetic communication.
Makes decisions taking into account how they affect the team.
Actively seeks input from team members to define how they will work together.
Makes sure the common objective is known and supported by all the team.
Works to achieve cohesion and a spirit of cooperation in the team.
Involves the team in the decision-making process that may affect all its members.

People Management and Development

Gives feedback and sets limits

Informs and gives feedback about results achieved by the team.
Individually rectifies ineffective behaviour through constructive feedback.
Acknowledges the positive performance of his/her collaborators, using suitable techniques for the follow-up appraisal.
Manages any discrepancies between team members’ expectations and the reality of their situation.
Is approachable and makes time for all team members.

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