AM00700 GESTOR DE FIN/ RRHH DE PROYECTO

Planificar, coordinar e implementar las actividades y políticas de RRHH, Administración y Finanzas del pro-yecto de acuerdo con las obligaciones legales y los protocolos, estándares y procedimientos de MSF, con el fin de proporcionar información de calidad, fiable y transparente a la organización sobre el uso y la asignación de recursos en el proyecto y para realizar las funciones de RRHH necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto.

Responsabilidades

En estrecha coordinación con el Coordinador del Proyecto (PC) y el Coordinador de Recursos Humanos y Finanzas, calcular, analizar y supervisar las necesidades operativas financieras y de recursos humanos del proyecto y el presupuesto asociado, con el fin de garantizar de manera eficiente el tamaño y las capacidades requeridas para el proyecto y la correcta asignación de los fondos de acuerdo con los contratos de financiación. Proponer acciones correctivas cuando sea necesario.
Planificar, supervisar y asegurar la implementación, en estrecha coordinación con la HRCo, de los procesos asociados (reclutamiento, formación, briefing, inducción, evaluación, detección potencial, desarrollo y comunicación) del personal del proyecto, con el fin de asegurar tanto el tamaño como los conocimientos requeridos. Apoyar a los supervisores del proyecto en dichos procesos para mejorar las competencias del personal, la contribución de sus resultados finales a los objetivos de la misión y para impulsar su participación activa y el compromiso con MSF.
Asesoramiento sobre la configuración y actualización del organigrama y los perfiles de puestos de trabajo del proyecto, y asistencia al PC, y/o a los jefes de equipo y supervisores en la elaboración de la planificación anual de las vacaciones y los turnos del personal, con el fin de prever las necesidades de recursos humanos y garantizar la disponibilidad de recursos humanos para las actividades del proyecto.
Garantizar que la contratación, las modificaciones contractuales y las formalidades de rescisión del contrato de los empleados a nivel de proyecto se ajusten a la legislación laboral local. Archivar y actualizar los expedientes individuales de los empleados, informarles de sus derechos y preparar todas las declaraciones fiscales obligatorias, con el fin de garantizar el cumplimiento de la legislación. Esto se hará en estrecha colaboración con el PC y HRCo, buscando las mejores opciones para evitar y/o resolver posibles conflictos laborales en el proyecto.
Supervisar/ejecutar los procedimientos de nómina, asegurando que todos los datos relacionados con el cálculo de los salarios mensuales de los empleados nacionales del proyecto sean ingresados correctamente en Homere (días libres, licencias no pagadas, licencias por enfermedad, horas extras, adelantos salariales, etc.), con el fin de asegurar que los pagos de los salarios se hagan a tiempo y con precisión. Bajo la supervisión del HRCo, velar por que el proceso de revisión de las escalas salariales del personal nacional sea correcto, garantizando la equidad interna, los ajustes por el costo de la vida y la correcta aplicación de las condiciones de trabajo en el proyecto.
En estrecha colaboración con el PC y el HRCo, implementar los procedimientos administrativos de cualquier Acuerdo de Colaboración (MoU) vigente firmado entre socios locales (por ejemplo, el Ministerio de Salud, etc.) y MSF.
Implementar circuitos y procesos financieros (gestión de cajas fuertes, transferencias, anticipos, procedimientos de compra, validación de pagos, seguimiento de pagos regulares, conciliación bancaria) para anticipar los gastos a nivel de proyecto y optimizar las necesidades y la seguridad de tesorería.
Implementar y supervisar los procedimientos y sistemas de las transacciones financieras para garantizar la transparencia de las prácticas contables y la trazabilidad documental (facturas, recibos, extractos bancarios, etc.), siguiendo las directrices y normas de MSF y utilizando los correspondientes programas informáticos. Asegurar y controlar el cierre contable mensual y anual y todos los informes de recursos humanos, administrativos y financieros del proyecto (Homère y software de contabilidad, cierre mensual, informes de situación, etc.).
Ser responsable de todos los movimientos y/o alojamiento del personal del Proyecto

Formación

Es deseable un título universitario en finanzas, gestión (de empresas o RR.HH.) o administración.

Experiencia

Es esencial contar con experiencia laboral de al menos dos años en un puesto similar o en esta área.
Es deseable experiencia laboral en países en desarrollo con MSF u otras ONG.

Language Level Description

B2 Independent User

Vantage or upper intermediate

Can understand the main ideas of complex text on both concrete and abstract topics, including technical discussions in his/her field of specialisation.
Can interact with a degree of fluency and spontaneity that makes regular interaction with native speakers quite possible without strain for either party.
Can produce clear, detailed text on a wide range of subjects and explain a viewpoint on a topical issue giving the advantages and disadvantages of various options.

Technical Skills

HR Strategy Development

AUTONOMOUS

Able to analyze : the local HR context of the project and the HR organization of the project (workload, tasks allocation, needs calculation,...)

Able to contribute to the development and to execute HR strategy for the project (active participation in elaboration of HR strategy based on the operational needs, planning of the activities to be done in order to implement the HR strategy)

Able to translate those activities into a budget and to follow up the achievement of those activities

Legal

AUTONOMOUS

Able to explain and ensure the proper implementation of policies, tools and processes related to legal management of the project (contract, rent,...)

Able to follow up legal aspects of the project management

Able to put in place a system to ensure the proper legal management of the project

Administrative Management

AUTONOMOUS

Able to explain and ensure the proper implementation of policies, tools and processes related to legal management of the project (contract, rent,...)

Able to follow up legal aspects of the project management

Able to put in place a system to ensure the proper legal management of the project

Recruitment

AUTONOMOUS

Able to implement MSF administrative policies and tools (MSP, Health care package, GPS,...)

Able to implement processes autonomously and propose improvement in order to adapt them to the mission/project

Able to implement the function grid

Able to implement a salary revision

Career management

AUTONOMOUS

Able to support the supervisors to detect people with potentials based on competencies

Able to propose career development plan for national staff

Able to follow up career development plans

Training

UNDER SUPERVISION

Able to detect training needs under supervision

Able to propose ad-hoc trainings according to specific needs detected

Organization Design

AUTONOMOUS

Able to support coordinators/supervisors/activity managers to prepare and update proper job descriptions and profiles for all the positions they supervise

Able to define organizational structures and design organization charts with support when needed

Through regular meetings to ensure fluid communication flows in a team

Team Management

AUTONOMOUS

Able to detect situation of conflict or stress within a team

Able to propose team building activities

IT HR Tools

AUTONOMOUS

Able to use the IT system as a management tool, by extracting all the relevant data, analyzing them and drawing conclusion

Transversal Competencies

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Commitment to MSF’s Principles

Demonstrates loyalty, awareness and respect for MSF’s values

Expresses his/her interest by talking/asking/giving informed opinions about MSF’s activities.
Expresses he/she wants to work with MSF because of its principles and mission.
Overtly expresses his/her satisfaction at belonging to MSF and defends MSF’s social mission.
Refers to beneficiaries* when speaking about his/her own work.
Always transmits a positive image of MSF in front of both colleagues and external people.
Translates the principles of MSF into actions.

Behavioural Flexibility

Adapts behaviour to the needs of the situation

Accepts decisions which are not completely in line with his/her personal opinions.
Is flexible in applying and adapting procedures.
Adapts his/her behaviour to the characteristics of the interlocutor and/or situation.
Learns from problems and difficulties, becoming more competent at resolving similar situations in the future.
Looks for adaptable solutions in order to achieve objectives.
Reassesses priorities when circumstances change, focusing on objectives.

Results and Quality Orientation

Improves performance and sets ambitious and realistic goals

Strives to continually improve work methods.
Suggests news ways of increasing efficiency in his/her field of action.
Demonstrates a continuous learning attitude.
Sets as an objective the improvement of the process.

Teamwork and Cooperation

Encourages, engages and motivates people to work as a team

Shows he/she values the experience and input of other team members through empathetic communication.
Makes decisions taking into account how they affect the team.
Actively seeks input from team members to define how they will work together.
Makes sure the common objective is known and supported by all the team.
Works to achieve cohesion and a spirit of cooperation in the team.
Involves the team in the decision-making process that may affect all its members.

People Management and Development

Gives feedback and sets limits

Informs and gives feedback about results achieved by the team.
Individually rectifies ineffective behaviour through constructive feedback.
Acknowledges the positive performance of his/her collaborators, using suitable techniques for the follow-up appraisal.
Manages any discrepancies between team members’ expectations and the reality of their situation.
Is approachable and makes time for all team members.

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