AC00401
ADJUNTO AL COORDINADOR DE RRHH
Nivel 12
Career Path
Responsabilidad Jerárquica
Coordinador de RR. HH.
Responsabilidad Funciónal
Coordinador de RR. HH.
Área Profesional
ADMINISTRACIÓN / RR. HH.
Objetivo Principal
El Adjunto al Coordinador de RR. HH. trabaja conjuntamente con éste para garantizar una gestión administrativa y de recursos humanos correcta de la misión. Actúa como soporte del Coordinador de RR.HH., con capacidad de reemplazarlo y asumir sus responsabilidades en caso de ausencia. Además, el Adjunto de RR. HH.:
- es el referente técnico de primera línea que brinda apoyo a la administración de campo en relación con el personal del ámbito nacional (normas, procedimientos, el programa Homère, etc.)
- es responsable del seguimiento y gestión diaria de las cuestiones administrativas
- asesora al Coordinador de RR. HH. y ayuda a garantizar que se respeten las obligaciones legales en la misión.
Responsabilidades
Gestión legal y administrativa
- Asegura la buena gestión de todos los contratos (empleados, contratos de arrendamiento, arrendamiento de vehículos, seguros),
- Es la persona de contacto con el abogado,
- Sigue los casos judiciales o procedimientos legales con el abogado,
- Asegura que se cumpla toda la legislación fiscal, social y laboral y que esta se respete en todas las cuestiones administrativas de la misión,
- Cuando sea necesario, participa en las negociaciones para la firma de acuerdos, memorandos de entendimiento, contratos y garantiza que se respeten los requisitos legales y los procedimientos de MSF,
- Es la persona de contacto ante todas las autoridades para la comunicación relacionada con administración (ministros, autoridades locales para temas fiscales, legales y laborales) y garantiza que exista una buena vía de comunicación con el coordinador de RR. HH. acerca de esos contactos,
- Acuerdos/contratos de arrendamiento
- Asegura el seguimiento de los contratos de arrendamiento de la misión (capital y campo) para casas, depósitos, oficinas (actualización y pagos).
- Asegura que todos los contratos se celebren de conformidad con la norma y la legislación. Mantener un seguimiento apropiado y asegurar la renovación puntual, si fuese necesario.
- Garantiza que todas las propiedades de MSF estén aseguradas y sigue de cerca junto con el Coordinador Logistico todos los contratos de seguro,
- Garantiza que estén en un sistema de archivo adecuado de documentos, todos los acuerdos (memorandos de entendimiento), contratos, fichas de de empleados en la capital y todos los originales para los empleados de terreno RR. HH. del personal internacional y gestión administrativa El Adjunto de RR. HH. Es responsable del seguimiento administrativo de los expatriados supervisando al Asistente de Administración para:
- La obtención y las extensiones de las visas para expatriados
- Viajes y desplazamiento de expatriados
- Planificación e implementación de fines de semana largos de acuerdo con la política de la misión
- Seguimiento de las evaluaciones iniciales, de mediano plazo y finales de los expatriados RR. HH. del personal nacional y gestión administrativa
- Apoyo a los proyectos
- Da apoyo al terreno en relación con todas las cuestiones inherentes a la gestión del personal nacional,
- Controla los procedimientos de reclutamiento, vacantes, entrevistas, renovaciones de contratos, enmiendas, terminación de contratos,
- Asesora al administrador de proyecto para garantizar la coherencia y objetividad en relación con las medidas disciplinarias y los despidos,
- Supervisa la gestión administrativa en capital y proyectos: impuestos locales, avisos de vacante y procedimientos de reclutamiento, horas de trabajo, gestión general de los recursos humanos nacionales y trabajadores por día. Garantiza que se implementen todas leyes jurídicas y sociales en el terreno,
- Hace un seguimiento de la actualización de los organigramas, perfiles de trabajo, normas locales con el administrador de proyecto,
- Facilita las vías de comunicación entre los campos y la capital en relación con todos los procedimientos legales y administrativos, ayuda a redactar documentos en esta materia cuando sea necesario,
- Perfiles de puesto, evaluaciones y capacitación - Hace un seguimiento del plan de evaluación dirigido al personal nacional de la misión y realiza su evaluación conforme a la administración,
- Prepara y hace un seguimiento del plan de evaluaciones para expatriados y asegura que la evaluación se haga puntualmente.
- Hace un seguimiento del plan de capacitación y propone/busca formaciones para el personal identificado,
- Actualiza los perfiles de puesto relacionados con el personal administrativo y ayuda a otros departamentos cuando es necesario. Relaciones externas
- Facilita los contactos y las relaciones públicas con todas la administración relacionada con ministerios y entidades estatales, como el Ministerio del Interior,
- Mantiene un contacto periódico con otras ONG's acerca de los procedimientos administrativos por ellas implementados. Reportes
- Recopila los informes de situación (SitRep's) para el departamento de recursos humanos y administración y el informe mensual de recursos humanos y administración Finanzas y presupuesto
- Recopila la lista de comprobación mensual para el departamento de recursos humanos y administración
- Recopila y hace un seguimiento del presupuesto administrativo correspondiente a la ubicación del proyecto de coordinación
- Junto con el Coordinador de RR. HH. y su responsable recopila y hace un seguimiento del presupuesto de recursos humanos para oficina
- Junto con el Coordinador de RR. HH. recopila todos los presupuestos de recursos humanos y administración de la misión.
Formación
Título de licenciado/a como mínimo Graduado/a en Administración de recursos humanos, administración de empresas o leyes
Experiencia
Mínima de 6 meses en trabajos con MSF (u ONGI) en las funciones de recursos humanos y administración
Language Level Description
C1 Proficient User
Effective Operational Proficiency or advanced
- Can understand a wide range of demanding, longer texts, and recognise implicit meaning.
- Can express ideas fluently and spontaneously without much obvious searching for expressions.
- Can use language flexibly and effectively for social, academic and professional purposes.
- Can produce clear, well-structured, detailed text on complex subjects, showing controlled use of organisational patterns, connectors and cohesive devices.
Technical Skills
HR Strategy Development
MASTER
Able to analyze the local HR context of the mission
Able to advise on the analyze of the HR organization of the project (workload, tasks allocation, needs calculation,...)
Able to define the HR strategy of the mission, integrating both operational needs and the one of the organization - global HR strategy (OC and international level)
Able to evaluate and plan the activities to put in place in order to implement the strategy
Legal
MASTER
Able to analyze the local legal context with the support of MSF tools
Able to organize the legal protection of the mission by identifying a local legal expert able to advise the organization, using guidelines and with the advise of legal adviser in HQ if necessary
Able to ensure the follow up of court cases, liaising with the HQ and the local legal expert
Able to write / co write a draft of any contractual document taking into account the local law and MSF policies and submit if necessary to the local and or HQ legal advisor
Able to ensure the follow up of the different taxes payment (fiscal obligation)
Administrative Management
AUTONOMOUS
Able to explain and ensure the proper implementation of policies, tools and processes related to legal management of the project (contract, rent,...)
Able to follow up legal aspects of the project management
Able to put in place a system to ensure the proper legal management of the project
Recruitment
AUTONOMOUS
Able to implement MSF administrative policies and tools (MSP, Health care package, GPS,...)
Able to implement processes autonomously and propose improvement in order to adapt them to the mission/project
Able to implement the function grid
Able to implement a salary revision
Career management
AUTONOMOUS
Able to support the supervisors to detect people with potentials based on competencies
Able to propose career development plan for national staff
Able to follow up career development plans
Training
AUTONOMOUS
Able to define objectives for specific trainings according to specific needs detected
Able to develop basic training sessions in own area
Able to make an assessment of training needs in a team/mission
Able to facilitate training sessions and to train other facilitators
Organization Design
MASTER
Able to advise the coordinators / supervisors / activity managers on how to define organizational structures and design organization charts
Able to advise coordinators / supervisors / activity managers on how put in place a system of meetings and communication flows adapted to the situation of their teams and to their activities
Team Management
MASTER
Able to advise coordinators / supervisors / activity managers on how to give and receive feedback in order to improve team work
Able to analyse (de)motivation factors in a team and advise coordinators / supervisors / activity managers in terms of motivation
Able to advise coordinators / supervisors / activity managers on how to delegate and on how to supervise
Able to advise and assist coordinators / supervisors / activity managers in case of conflicts or stress detected within a team
IT HR Tools
AUTONOMOUS
Able to use the IT system as a management tool, by extracting all the relevant data, analyzing them and drawing conclusion
Transversal Competencies
Strategic Vision
Has an overview and links current actions with organisational objectives
- Contributes towards the global vision.
- Relates the objectives of his/her project to MSF’s objectives.
- Is able to distinguish between working activities that give value to MSF’s objectives and those that do not.
- Sets and maintains an order of priorities in his/her work according to MSF’s strategic objectives.
Planning and Organising
Enables others to organize
- Provides support and offers alternatives to ensure that everyone in the team is able to plan/organise his/her own job.
- Ensures objectives are well defined, shared and acknowledged by the whole team.
- Involves the team in discussions on planning to increase efficiency.
- Is able to use other people’s planning to monitor activities.
- Enables others to organise and plan ahead, based on clear and structured vision.
- Organises plans and objectives according to the long-term vision.
- When a new situation arises, foresees the time required (by him/herself and others) and makes small organisational or time-related changes to deal with it.
- Provides reports from meetings with main points agreed and next steps proposed.
- Makes sure that everyone involved in a task is aware of its existence, knows the expected results and by when they are to be achieved.
Teamwork and Cooperation
Builds team spirit within the organisation
- Fosters and encourages collaboration between members of different teams, services and departments, even in difficult situations.
- Explains to others (in meetings, speeches, etc.) the importance of working in teams.
- Acts by example.
Leadership
Uses actions and indirect influences to persuade
- Gives solid and coherent arguments to support his/her points to the interlocutor, stressing the key information.
- Uses different communication tools and means (internal and external resources) to get the message across.
- Selects communication strategies to have a persuasive impact on the interlocutor.
- Seeks backup from experts and third parties to strengthen his/her point of view.
- Manages his/her emotions.
People Management and Development
Works on the growth and development of team members
- Offers each team member an equal opportunity to succeed.
- Publicly acknowledges good performance and positively reinforces it.
- Considers the personal development of each team member and proposes an individual development plan.
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