OM01200
CHEF DE MISSION SUPPORT
Niveau 9
Responsabilité Hiérarchique
Chef de Mission
Responsabilité Fonctionnelle
Chef de Mission
Domaine Professionnel
Operations
But principal
Soutien le Chef de mission dans des tâches administratives déléguées, assurant une bonne relation avec les autorités locales et nationales, contribuant à l’analyse et le suivi du contexte, en fournissant des traductions et interprétations, selon les protocoles, les normes et les procédures MSF afin de faciliter les tâches de coordination de la mission
Responsabilités
-DRAFT-
- Soutenir le CDM à promouvoir et protéger l’image MSF à l’extérieur et aider à l’analyse du contexte, diffusion de l’information de contexte pertinent pour l’équipe de coordination, en les informant régulièrement sur les questions clés, mise à jour des informations générales sur le contexte pour les documents internes de MSF et le conseiller sur la pertinence culturelle des activités organisées et des comportements individuels.
- Analyser les risques et le niveau de sécurité du contexte de la mission et les aide dans la conduite des évaluations des risques et dans les plans de sûreté de développement pour le projet et la mission. Conseiller le Coordinateur de projet (PC) et le chef de mission sur les aspects de la gestion de la sécurité
- Établir et maintenir des relations avec les autorités compétentes et les parties concernées externes. Conserver la bonne connaissance des homologues dans différentes administrations et ministères et avoir des registres à jour des contacts de terrain (autres ONG, agences des Nations Unies, les autorités locales, etc.). Vérifier qu’elles sont facilement accessibles, afin de faciliter les contacts et réunions.
- À la demande du chef de la Mission, assister le CDM ou représenter MSF en réunions (ONG, organismes officiels et les administrations, etc.)et préparer des rapports complets.
- Assurer le suivi des dossiers administratifs pertinents telles que l’enregistrement de MSF dans le pays, les permis de travail, les politiques d’immigration, des protocoles nationaux, etc..
- À la demande du chef de mission, préparer et tenir une réunion d’information, mettant l’accent sur le contexte du pays pour les employés internationaux, régionaux et délocalisés.
- Traduire des documents tres sensitive et agir comme un interprète si nécessaire. Écrire des lettres et des correspondances avec les fonctionnaires et les partenaires et préparer des rapports, des mémos internes et des demandes officielles. Surveiller les correspondances en l’absence du chef de la mission.
- Aider à l’élaboration d’un plan du Témoignage de la mission en collaboration avec le PC, CoMed et le Responsable de la communication et soutenir sa mise en œuvre et son suivi.
Éducation
- Université ou un niveau similaire de l’éducation
Expérience
- Expérience dans l’aide humanitaire mais de préférence dans MSF. Essentielle forte compréhension du fonctionnement des différentes administrations du pays
- Expérience de travail politique, de sécurité et les questions humanitaires dans le pays
Language Level Description
B2 Independent User
Vantage or upper intermediate
- Can understand the main ideas of complex text on both concrete and abstract topics, including technical discussions in his/her field of specialisation.
- Can interact with a degree of fluency and spontaneity that makes regular interaction with native speakers quite possible without strain for either party.
- Can produce clear, detailed text on a wide range of subjects and explain a viewpoint on a topical issue giving the advantages and disadvantages of various options.
Technical Skills
This job doesn't have technical skills.
Transversal Competencies
Commitment to MSF’s Principles
Demonstrates loyalty, awareness and respect for MSF’s values
- Expresses his/her interest by talking/asking/giving informed opinions about MSF’s activities.
- Expresses he/she wants to work with MSF because of its principles and mission.
- Overtly expresses his/her satisfaction at belonging to MSF and defends MSF’s social mission.
- Refers to beneficiaries* when speaking about his/her own work.
- Always transmits a positive image of MSF in front of both colleagues and external people.
- Translates the principles of MSF into actions.
Behavioural Flexibility
Adapts behaviour to the needs of the situation
- Accepts decisions which are not completely in line with his/her personal opinions.
- Is flexible in applying and adapting procedures.
- Adapts his/her behaviour to the characteristics of the interlocutor and/or situation.
- Learns from problems and difficulties, becoming more competent at resolving similar situations in the future.
- Looks for adaptable solutions in order to achieve objectives.
- Reassesses priorities when circumstances change, focusing on objectives.
Results and Quality Orientation
Improves performance and sets ambitious and realistic goals
- Strives to continually improve work methods.
- Suggests news ways of increasing efficiency in his/her field of action.
- Demonstrates a continuous learning attitude.
- Sets as an objective the improvement of the process.
Teamwork and Cooperation
Encourages, engages and motivates people to work as a team
- Shows he/she values the experience and input of other team members through empathetic communication.
- Makes decisions taking into account how they affect the team.
- Actively seeks input from team members to define how they will work together.
- Makes sure the common objective is known and supported by all the team.
- Works to achieve cohesion and a spirit of cooperation in the team.
- Involves the team in the decision-making process that may affect all its members.
People Management and Development
Gives feedback and sets limits
- Informs and gives feedback about results achieved by the team.
- Individually rectifies ineffective behaviour through constructive feedback.
- Acknowledges the positive performance of his/her collaborators, using suitable techniques for the follow-up appraisal.
- Manages any discrepancies between team members’ expectations and the reality of their situation.
- Is approachable and makes time for all team members.
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