LM02002
RESPONSABLE ENTREPOT
Niveau 9
Responsabilité Hiérarchique
Coordinateur de la Chaine D’Approvisionnement ou Coordinateur Logistique / Responsable D’Equipe Approvisionnement
Responsabilité Fonctionnelle
Coordinateur de la Chaine D’Approvisionnement ou Coordinateur Logistique / Responsable D’Equipe Approvisionnement
Domaine Professionnel
Logistique et Approvisionnement
But principal
Définir, coordonner et contrôler tous les activités de l'entrepôt et la gestion des stocks de la mission conformément aux protocoles, normes et procédures MSF afin d'assurer le fonctionnement optimal de la mission / du projet.
Responsabilités
- En collaboration avec le Chef de l’équipe de la Chaîne d'approvisionnement, définir les activités de l'entrepôt et la gestion des stocks et planifier le budget annuel afin d'identifier et d'optimiser la réponse aux besoins de la mission et de la population ciblée.
- Contrôler la mise en œuvre des activités de l'entrepôt et la gestion des stocks ; faire le suivi des stocks médicaux et logistiques ; assurer la conformité avec les normes, protocoles et procédures MSF, et rendre compte à son supérieur hiérarchique de l'évolution des programmes en cours. Ce qui peut comprendre les activités suivantes :
- Veiller à ce que tous les locaux et matériels soient correctement adaptés au bon stockage des biens, en conformité avec les exigences du client et les bonnes pratiques de distribution ;
- Veiller à la bonne gestion physique et administrative des biens stockés dans l'entrepôt en liaison avec les propriétaires des stocks (les SOP, gestion des flux, outil d'entrepôt IS, inventaires...) ;
- Veiller à la sécurité et à la sûreté des biens et des personnes à l’intérieur comme à l’extérieur des locaux sous sa responsabilité ;
- Analyser mensuellement / trimestriellement les données de l'entrepôt, repérer les problèmes et proposer des solutions à son supérieur hiérarchique, aux propriétaires des stocks et au pharmacien.
- En collaboration avec le Coordinateur du Projet, Coordinateur de la Chaîne d'approvisionnement ou Logistique et le RH Co, participer à la planification et à la mise en œuvre des processus RH associés (recrutement, formation, briefing / débriefing, évaluation, détection des potentiels, développement et communication) du personnel sous sa responsabilité afin d'assurer la quantité et le niveau de connaissance nécessaires au bon fonctionnement de toutes les activités d'entrepôt et gestion des stocks
- Assurer le soutien technique pour son domaine d'activité et fournir l'encadrement au personnel sous son / sa responsabilité. Gérer son équipe et élaborer la planification de leurs activités (Superviseur d’Entrepôt, les magasiniers, et les aides logisticiens.)
- Participer au rapport mensuel selon les directives
- Effectuer des tâches déléguées dans le / les domaine(s) d'activité spécifiées dans son profil de poste
Éducation
Études secondaires. Souhaité : études relatives à la gestion d'entrepôt et aux achats ou certification en dédouanement et réexpédition ou domaines associés
Expérience
- Essential : minimum de deux ans d'expérience professionnelle dans des activités d’approvisionnement.
- Souhaitable : expérience préalable avec MSF Logistique ou le Département d'Approvisionnement ou d'autres ONG et expérience professionnelle dans des pays en voie de développement
Language Level Description
B2 Independent User
Vantage or upper intermediate
- Can understand the main ideas of complex text on both concrete and abstract topics, including technical discussions in his/her field of specialisation.
- Can interact with a degree of fluency and spontaneity that makes regular interaction with native speakers quite possible without strain for either party.
- Can produce clear, detailed text on a wide range of subjects and explain a viewpoint on a topical issue giving the advantages and disadvantages of various options.
Technical Skills
Warehousing
EXPERT
Able to design a warehouse layout
Knowledge for complex administrative tools (e.g. WMS)
Able to design safety and security rules for a warehouse
Able to put in place mapping/assessment of good distribution practices.
Transport
UNDER SUPERVISION
Able to read incoming transport documents and to write outcoming transport documents
Capacity to detect anomalies at the moment of reception and to declare a claim.
Customs
Procurement
UNDER SUPERVISION
Understanding of the MSF purchasing package
Knowledge of local market (in terms of suppliers, prices, availability, etc.)
Supply IS
MASTER
Able to put in place procedures to guide basic users
Able to control the procedures are in place
able to configure the tools and master data
Able to keep the tool updated
Able to make daily reports form the tool.
Demand Planning
AUTONOMOUS
Able to calculate stock levels, thresholds and consumptions
Customer Service Management
MASTER
Able to work according to client requirements
Knowledge of downstream claim management
Able to establish customer reports.
Supply process Synchronization
EXPERT
Able to design and optimize supply flows
Able to organize all the resources contributing to the supply chain
Able to design specific indicators and analyse them on the entire supply chain and to take corrective actions.
Transversal Competencies
Commitment to MSF’s Principles
Demonstrates loyalty, awareness and respect for MSF’s values
- Expresses his/her interest by talking/asking/giving informed opinions about MSF’s activities.
- Expresses he/she wants to work with MSF because of its principles and mission.
- Overtly expresses his/her satisfaction at belonging to MSF and defends MSF’s social mission.
- Refers to beneficiaries* when speaking about his/her own work.
- Always transmits a positive image of MSF in front of both colleagues and external people.
- Translates the principles of MSF into actions.
Behavioural Flexibility
Adapts behaviour to the needs of the situation
- Accepts decisions which are not completely in line with his/her personal opinions.
- Is flexible in applying and adapting procedures.
- Adapts his/her behaviour to the characteristics of the interlocutor and/or situation.
- Learns from problems and difficulties, becoming more competent at resolving similar situations in the future.
- Looks for adaptable solutions in order to achieve objectives.
- Reassesses priorities when circumstances change, focusing on objectives.
Results and Quality Orientation
Improves performance and sets ambitious and realistic goals
- Strives to continually improve work methods.
- Suggests news ways of increasing efficiency in his/her field of action.
- Demonstrates a continuous learning attitude.
- Sets as an objective the improvement of the process.
Teamwork and Cooperation
Encourages, engages and motivates people to work as a team
- Shows he/she values the experience and input of other team members through empathetic communication.
- Makes decisions taking into account how they affect the team.
- Actively seeks input from team members to define how they will work together.
- Makes sure the common objective is known and supported by all the team.
- Works to achieve cohesion and a spirit of cooperation in the team.
- Involves the team in the decision-making process that may affect all its members.
People Management and Development
Gives feedback and sets limits
- Informs and gives feedback about results achieved by the team.
- Individually rectifies ineffective behaviour through constructive feedback.
- Acknowledges the positive performance of his/her collaborators, using suitable techniques for the follow-up appraisal.
- Manages any discrepancies between team members’ expectations and the reality of their situation.
- Is approachable and makes time for all team members.
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